Из собственного опыта проведения подобных массовых мероприятий,Организатору дам совет
Паперше - сделай встречу регистрационной
Падруге - место и точное время разошлешь всем в личку
Патрете - заранее определись с форматом мероприятия и примерным "сценарием" (ибо будете там на месте тупо смотреть друг на друга)нужно что бы кто то на себя инициативу брал
Пачетверте - прикинь примерное "меню" и примерный "бюджет" на одно лицО
Ну и самое главное - Для чего все это?
1.Вы избежите "нежеланных" гостей и инциндентов (ведь ни для кого не секрет что на форуме есть и "враждующие")
2.Избежите фактора "подглядывания" за вами теми кто "стиписняется"
,ну и соответственно съемки "компромата"
3.Если чел зарегался,то он уже по умолчанию адекватен.
4.Ну и благодаря небольшой подготовительной работе,вы уже будете точно знать ,чем там заниматься и что пить-есть
С наилучшими и приятного вам отдыха