Запрос можете и письмом отправить, но лутьше подать лично в канцелярию, чтобы они на втором екземпляре поставили штамп о принятии. (подавать в двух екземплярах - одим они оставляют себе, а второй, со штампом, отдают Вам)
Законодательно предусмотрено,что при оформлении загранпаспорта подается...